¿Cómo hacer una buena cotización de servicios?

En los pasados días una empresa solicitó mi criterio sobre el tema.

Desde mi perspectiva una buena cotización debe de ser como un buen “elevator pitch”, debe de contener de manera concisa y precisa lo que se ofrece, el tiempo de ejecución y el costo.

Para una buena cotización me parece que estos son los elementos que debe de contener de inicio:

1. ¿Quién soy?
    
2.  ¿Qué experiencia tengo?
    
3. ¿Con quién lo hago?
    
4. ¿Qué es lo que busco?

Estas preguntas son relevantes para la sección introductoria de cualquier cotización. Deberá mencionar los años de experiencia, el tipo de clientes con los que ha trabajado, quien es su equipo de trabajo, entre otros.

Para contestar lo que busca será necesario referirse a la solicitud hecha por su prospecto de cliente en una reunión pasada o conversación telefónica.

Seguidamente, el cuerpo de la cotización debería contener los siguientes elementos:

1. Entregables: Esto se refiere a los documentos a entregar, eventuales resultados esperados en formas tangibles, detalle de horas o cualquier otro elemento que sea un resultado.
    
2. Precio: Es bueno hacer un desglose de lo que se va a cobrar sin que vaya a dar toda la información del trabajo que se hará, solo detalle lo macro nunca especificaciones.
    
3. Forma de pago: Indique cuentas bancarias, forma de pago (cheque, transferencia, efectivo), fechas de pago, entre otros.
    
4. Plazo de entrega de resultados
    
5. Cláusula de Confidencialidad: Esto le brindará tranquilidad a su cliente.
    
6.  Persona de contacto principal: Generará facilidad de comunicación para su cliente.
    
7. Fecha de vencimiento de cotización: Esto generará  un plazo para que el prospecto tome una decisión y no el haga perder el tiempo.

Mi recomendación es que para contratos de menos de $ 25 mil que sea de 30 días, de mayor monto que sea máximo 60 días. Si son con entidades gubernamentales o grandes empresas 90 días estaría bien.

Elementos estéticos:

1.  Membrete con logos e información básica

2.  Email

3.  Dirección de oficina

4.  Letra Times New Roman o Arial, ambas en 11 o 12 máximo (esta letra es más fácil de leer para el ojo humano)

5.  No use fotografías a menos de que sea estrictamente necesario.

Una pésima práctica usual, totalmente contra la buena fe y malintencionada es cuando muchas pymes  buscan pedir cotizaciones muy específicas, haciendo mil preguntas para finalmente no contratar, cuando todos sabemos en el fondo que se irán a la acera del frente que sea más barata para ejecutar lo que usted indicó en la cotización inicial.

Lea más: ¿Tienen LA idea de negocios?

Mi consejo principal a la hora de redactar cotizaciones es que no de detalles específicos del servicio, tampoco cuente cómo hará el trabajo, únicamente manténgase en señalar que su recomendación es hacer ese trabajo tal cual se detalla y una vez contratado puede ampliar con lujo de detalles.

El seguimiento a la cotización es importante pero tampoco demuestre ansiedad o desesperación. Trátese siempre con dignidad y profesionalismo. 

Carlos Peña Quintana

Director Fundador

Fundación Costa Rica Emprende

2222-1710

6048-6325