La contabilidad ¿una opción o una obligación?

Carlos Camacho ccamacho@grupocamacho.com | Martes 27 abril, 2021

Es realmente sorprendente en la práctica profesional, en particular como asesor de negocios e impuestos, encontrarse con situaciones reiteradas de empresas y empresarios que no cuentan con contabilidad, o que la calidad de ésta es realmente deficiente.

La profesión contable es una actividad regulada por el Colegio de Contadores Privados de Costa Rica y es obligación de los agentes económicos la llevanza de la contabilidad. Este deber se ha de cumplir con la asistencia de un profesional debidamente colegiado, la contabilidad no debe llevarse con propósitos de mero cumplimiento de orden fiscal o tributario, sino que es la herramienta que da la información indispensable para la toma de decisiones de carácter integral de los negocios de una manera razonada y objetiva, no intuitiva e irracional.

Cuando llegamos a solicitar, en la práctica profesional de consultoría, los insumos para asistir a las empresas y empresarios, la condición de la contabilidad es, con carácter altamente frecuente-evitando las generalizaciones, una falencia común, en otros casos ni existe o la más icónica de las preguntas ¿Cuál contabilidad, la fiscal o la de verdad?

En muchas ocasiones, el agente económico hace contrario a lo que se dicta en el Marco Conceptual de las Normas Internacionales de Información Financiera, respecto de las características de la información contable y sus diversos usuarios, trocando la diversidad de lectores interesados por una de diversidad de contabilidades, una para cada interesado.

Esta práctica que, en el ámbito de la digitalización de la información, por ejemplo, por medio de factura electrónica, intercambio de información institucional, así como registros de transparencia, es ilusa. Aún así, es actual, real y tristemente frecuente, encontrar estas prácticas anacrónicas en el parque empresarial costarricense. Debemos replantear las cosas en este panorama de poco apego a las relaciones financieras y contables.

Partiendo desde la norma legal, el Código de Comercio establece en el artículo 234 las obligaciones de todo agente de comercio:

“ARTÍCULO 234.- Los que ejercen el comercio contraen las siguientes obligaciones:

c) Llevar la contabilidad del negocio en orden y de conformidad con las siguientes disposiciones de este Código; y

d) Conservar los libros de contabilidad desde que se inician hasta cinco años después del cierre del negocio y conservar igualmente la correspondencia, las facturas y los demás comprobantes, por un período no menor de cinco años, contado a partir de sus respectivas fechas, salvo que hubiera juicio pendiente en que esos documentos se hubieran ofrecido como prueba.”

Es decir, quienquiera que lleve a cabo una actividad económica está obligado conforme esta normativa. Tenemos una norma que se incumple. A pesar de existir el deber ser, el incumplimiento de este carece de una consecuencia jurídica directa e inmediata, aplicable como se hace en el derecho comparado por medio de superintendencias de sociedades, sean estas abiertas o cerradas, a fin de hacer eficaz una norma muerta en el Código.

Por otra parte, encontramos que respecto a la contabilidad el mismo Código indica:

“Artículo 251.-

Sin perjuicio de los registros que la normativa tributaria exija a toda persona física o jurídica, los comerciantes están obligados a llevar sus registros contables y financieros en medios que permitan conocer, de forma fácil, clara y precisa, de sus operaciones comerciales y su situación económica, y sin que estos deban ser legalizados por entidad alguna. Al hacer este Código referencia a libros contables, se entenderá igualmente la utilización de sistemas informáticos de llevanza de la contabilidad.” (El resaltado es nuestro)

Hasta ahora hemos hecho referencias a normas comerciales y normas técnicas que regulan los deberes contables como parte del ordenamiento de los medios demostrativos y probatorios en favor del comerciante o en contra de este, dependiendo de la situación concreta que se plantee.

El enlace de la norma legal del derecho comercial con el de las normas de orden tributario la encontramos en este artículo. Lleva a los planteamientos de utilidad de la contabilidad para efectos fiscales, pero no, como se ha entendido en la mayor parte de los agentes económicos, como una obligación resultante de la norma fiscal, sino que esta última se vale de la existencia presupuesta de una contabilidad para definir la base imponible de autodeterminación de impuestos según cada obligación tributaria.

Por ello el Código de Normas y Procedimientos Tributarios en su artículo 125 indica:

“Artículo 125.- Formas de determinación.

La determinación por Administración Tributaria se debe realizar aplicando los siguientes sistemas:

a) Como tesis general sobre base cierta, tomando en cuenta los elementos que permitan conocer en forma directa los hechos generadores de la obligación tributaria; y

b) Si no fuere posible, sobre base presunta, tomando en cuenta los hechos y circunstancias que, por su vinculación o conexión normal con el hecho generador de la obligación tributaria, permitan determinar la existencia y cuantía de dicha obligación.”

Es decir, un contribuyente que no pueda por medios contables idóneos defender su base cierta, se expone a las odiosas y abultadas presunciones que faculta la norma legal a la Administración Tributaria.

Por otra parte, es frecuente encontrar que los contribuyentes del régimen simplificado se escudan en la norma fiscal que les exime de la contabilidad para la determinación por base cierta. Cierto, el régimen se caracteriza por determinación modular, pero obvian lo que indica el artículo 251 del Código de Comercio, que enfatiza la independencia de dichas normas y la regla general de la autonomía del derecho tributario, que no solo lo es endógena sino exógena a la vez.

Por tal motivo, así como uno no puede oponer otra rama del derecho para escudar el incumplimiento de una obligación tributaria, tampoco el derecho tributario puede crear normas que eximan de responsabilidad de otras normas jurídicas.

Las consecuencias legales indicadas deben, como hemos insistido históricamente, solventarse con la emisión de un plan general contable, que dicte no solo el qué en el deber ser, sino el cómo, que es tanto o mas importante que el deber abstracto en sí mismo. Es así como evitaríamos la contabilidad con sabor artesanal de cada uno, teniendo unas bases homogéneas y comparables, que sirven, por tal motivo, a todos los usuarios de la información, a cada uno para atender los particulares intereses que tutela o pretende proteger.

¡Otro aspecto importantísimo! Cuando nos encontramos con un agente económico que tiene una pobre contabilidad o simplemente no la tiene del todo, nos encontramos casi siempre con la misma orquesta: la facilidad de la administración fraudulenta, la de carencia de los controles internos apropiados y útiles para salvaguardar los bienes, atribuir responsabilidades y dar sentido económico objetivo a la gestión de los responsables de la administración.

Los diagnósticos fiscales son una herramienta muy útil para determinar el cumplimiento apropiado de la normativa contable, vista ésta en su función de servir de base cierta de las obligaciones tributarias, tanto como para calificar la calidad de la información contable. Por eso es por lo que empresas y empresarios deben ser proactivos y no solamente reactivos, en relación con su deber de vigilancia de la gestión de sus negocios.

Deben los agentes económicos llevar a la conciencia propia y la de sus cuerpos de gobierno corporativo, la importancia de contar con una estructura contable adecuada a la realidad de su tamaño y recursos disponibles, como a la imperativa necesidad de cumplir con las obligaciones que resultan de la tutela de un patrimonio personal o empresarial.

En muchas ocasiones en fases de orden forense para determinar fraude, robo o administraciones fraudulentas nos topamos que, por razones de falta al deber de vigilancia, tanto como a la existencia de los controles que siendo idóneos permitan la atribución de la responsabilidad subjetiva, estas diligencias forenses concluyen que no pueden imputar al sujeto que cometió el ilícito, o a la cadena de participes que, en la empresa, en el nombre de “personal de confianza” abusaron de esta. Resultan inocentes, por obvia que sea la conducta, por la permisiva omisión de vigilancia de los tomadores de decisiones.

Escuchamos con frecuencia a los empresarios decir que la contabilidad es algo en lo que no se involucran ya que no es su responsabilidad sino de los contadores. Una conclusión tan errónea que, no en pocas ocasiones, les deja en condición de alta vulnerabilidad, siendo “secuestrados” por su propia negligencia.

El empresario no tiene deber de ser experto contable, cierto, pero también es cierto que, sin las herramientas para poder valerse de la contabilidad como insumo para la determinación de las métricas de la gestión empresarial, incluyendo, pero no limitándose a las de índole fiscal, resulta vano que se digan empresarios, ya que son gestores accidentados e incidentales de la máxima responsabilidad en la empresa que tienen a su cargo.

Invitamos a la comunidad empresarial a tomar conciencia de este fenómeno, revisarlo a lo interno de las empresas que tienen responsabilidad de dirigir y a tomar las acciones concernientes a la revisión mediante un diagnóstico fiscal efectuado por un tercero independiente. Un diagnóstico en el que, con herramientas técnicas del análisis financiero, se determine los niveles de cumplimiento de esta área critica en su contabilidad, la de su empresa o su grupo económico.

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