Precisiones relevantes que tiene el nuevo Manual de Auditoría de Procomer

Como es conocido por la mayoría, Procomer siempre ha buscado mostrar su transparencia en su actuar y dar apoyo a todas las empresas beneficiarias del régimen de zonas francas. Y con el nuevo Manual de Auditorías para las Empresas Beneficiarias del Régimen de Zonas Francas que fue recientemente publicado no fue la excepción.

El mismo brinda la seguridad jurídica a las empresas beneficiarias del régimen en cuanto a qué esperar en las auditorías a las que van a estar sujetas de ahora en adelante, lo cual supone que habrá uniformidad de criterios de parte de los Auditores al realizar la revisión debido a que los procedimientos a seguir por cada tema que serán revisados están explicados en dicho Manual.

Como parte de las novedades que incorpora este nuevo documento, en primer lugar, se debe mencionar que las auditorías se llevarán a cabo cada tres años y medio. Esta variación obedece al incremento en las empresas que se encuentran activas en el régimen y que, además, suele suceder que debido a los hallazgos de la auditoría se deben programar visitas de seguimiento.

Sí, hay que prestarle atención a esta ampliación, pues implica que las Compañías tendrán que estar preparadas para revisiones de al menos tres periodos fiscales completos; más adelante veremos por qué.

En segundo lugar, se ha incorporado una nueva figura que no es un recurso administrativo en sí mismo sino una nueva oportunidad mediante la cual las empresas que no compartan algún criterio incorporado en el Informe de resultados podrán dar a conocer su opinión y presentar las pruebas si es del caso.

Es conocido que una vez que finaliza la auditoría, el funcionario responsable tendrá que generar un informe final que enuncie los hallazgos y las recomendaciones, dando un plazo de diez días hábiles para que la empresa se pronuncie. Durante ese plazo la Empresa responderá las observaciones y si no está de acuerdo con alguna, puede manifestar su inconformidad. A esto, el Director de Regímenes Especiales le dará respuesta en un plazo de diez días hábiles. Si a pesar de la respuesta, la Empresa continúa con su oposición o discrepancia, podrá plantear esta solicitud de reconsideración en un plazo de cinco días hábiles que contarán a partir de la recepción de la notificación y que será conocida y resuelta por parte de la Gerencia General de Procomer en un plazo de diez días hábiles.

Sobre el particular, favor tener presente que la interposición de esta solicitud no suspende en ninguna circunstancia la ejecución de la visita de seguimiento; razón por la cual la empresa deberá prepararse para mostrarle al auditor la(s) corrección(es). Lo que será interesante de conocer es cómo se ajustarán los hallazgos en el Informe de resultados inicial en caso de que en alguna de las instancias a lo interno de Procomer le den la razón a la Empresa. Pareciera que habría que esperar a la visita de seguimiento.

Recordemos que en la visita de seguimiento se verifica la implementación de las recomendaciones y se revisan nuevamente los niveles de empleo e inversión de los últimos meses desde la fecha en que se realizó la primera visita, por lo que podrían darse nuevos hallazgos.

En tercer lugar, conviene destacar la formalización de una visión más tributarista en los procesos de auditoría. Nótese como en el artículo 9⸰ del Manual se incorpora una definición de lo que se entiende como Actividad Autorizada: “Es aquella actividad sustancial que desarrolla la empresa al amparo del Régimen de Zonas Francas, generadora de sus principales ingresos. Esta actividad debe ser realizada por un número de empleados calificados y debe generar gastos operativos útiles, necesarios y pertinentes con la naturaleza y tamaño de la misma, conforme con la autorización que otorga el Poder Ejecutivo y que consta en el Acuerdo de Otorgamiento; así como en línea con la normativa costarricense.

Para estos efectos, la actividad generadora de los principales ingresos puede variar según la actividad sustancial, sin embargo, esta se refiere principalmente a esas funciones relevantes para la conducción de la actividad que genera valor (no aquellas meramente accesorias)” (el subrayado no forma parte del texto original).

No solo se trata de verificar que las empresas estén cumpliendo con la actividad que les fue autorizada bajo el régimen de zonas francas y que se le esté dando el correspondiente tratamiento tributario a aquellos ingresos que no están cobijados por la exención del Impuesto sobre las Utilidades, sino que se estarán realizando pruebas asociadas a los gastos operativos para determinar su idoneidad, pertinencia y finalmente el uso de la exención del impuesto al valor agregados.

Se revisarán movimientos contables, cuentas contables que no estén directamente asociadas a un ingreso, facturas, contratos, documentos soporte, naturaleza del gasto, la información incluida en el Informe Anual de Operaciones, la que se reporta ante la Caja Costarricense de Seguridad Social y a la Administración Tributaria.

Todos estos puntos reflejan que las empresas que operan bajo el régimen de zonas francas deben estar preparadas para enfrentar una auditoría diferente, que cubrirá más años y con una profundización mayor a las anteriores, que podría estarse acercando a una auditoría tributaria. Como el mismo Manual lo señala, en caso de que el auditor de Procomer detecte alguna irregularidad de carácter tributario-aduanero, lo comunicará al Ministerio de Hacienda quien es el ente competente para controlar el régimen de zonas francas.